Sekretariat: pok. nr 12, I piętro, tel. wew. 102;
Kancelaria: pok. nr 2, parter, tel. wew. 101;
Działalność gospodarcza: pok. nr 6, parter, tel. wew. 120;
Biuro Rady Miejskiej: Rynek 3, pok. nr 31, III piętro, tel. wew. 122.
Naczelnik: Krzysztof Nowiński
Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy:
1. Z zakresu spraw ogólnych:
1) Opracowywanie projektów uchwał dotyczących statutu Gminy, statutów sołectw i osiedli,
2) Prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych Gminy oraz kompletowanie dokumentacji statutowej tych jednostek,
3) Prowadzenie kancelarii ogólnej i nadzór nad obiegiem dokumentów w Urzędzie,
4) Organizowanie i doskonalenie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie,
5) Prowadzenie sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
6) Kontrola terminowego przygotowywania przez naczelników wydziałów (oraz kierowników jednostek organizacyjnych) materiałów na sesję Rady Miejskiej i posiedzenia Komisji Rady,
7) Kontrola terminowego przygotowania przez naczelników wydziałów oraz kierowników jednostek organizacyjnych projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji,
8) Projektowanie optymalizacji procesów i procedur, realizowany w szczególności we współpracy ze Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego (SA) oraz Stanowiskiem ds. Kontroli Wewnętrznej i Nadzoru Właścicielskiego (SK),
9) Współpraca z Radami Sołeckimi i Osiedlowymi, a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji protokołów i uchwał każdego z sołectw, rad osiedli oraz przekazywanie ich kopii odpowiedzialnym merytorycznie wydziałom,
b) organizowanie spotkania Burmistrza z sołtysami oraz przewodniczącymi Rad
Osiedlowych Gminy Skoczów,
c) przygotowywanie raz w roku zebrań sołeckich oraz rad osiedli, a w przypadku zebrań sprawozdawczo-wyborczych - przygotowywanie kart do głosowania i protokołów komisji skrutacyjnych,
d) bieżąca obsługa sołtysów i przewodniczących rad osiedli (przygotowywanie plakatów z informacjami dla mieszkańców, przygotowywanie informacji do gazety „Wieści Skoczowskie”, przekazywanie informacji wpływających do urzędu, a zasadnych do przekazania sołtysom lub przewodniczącym rad osiedli), w tym nadzór i współpraca w rozliczaniu funduszu sołeckiego.
10) Nadzór nad ochroną fizyczną obiektów będących w dyspozycji Urzędu Miejskiego.
2. Z zakresu spraw administracyjnych:
1) Planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe i materiały biurowe oraz środki czystości,
2) Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach Urzędu,
3) Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i eksploatacyjnych,
4) Nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem samochodu służbowego,
5) Techniczna obsługa tablic informacyjnych Urzędu,
6) Dbałość o właściwą eksploatację maszyn, urządzeń oraz lokali biurowych,
7) Ewidencja pieczęci,
8) Prowadzenie spraw związanych z ruchem środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Urzędu, egzekwowanie udzielanych gwarancji oraz wykonywanie lub zlecanie napraw,
9) prowadzenie książki obiektu budowlanego ratusza i innych nieruchomości zabudowanych nie przekazanych w zarząd innym jednostkom, w tym kontrole terminowości przeglądów technicznych wymaganych prawem budowlanym,
10) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i realizacją umów na media,
11) Prowadzenie rejestru faktur Urzędu.
3. Ewidencja działalności gospodarczej:
1) Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
2) Ewidencja pól biwakowych i obiektów świadczących usługi hotelarskie, niepodlegających zaszeregowaniu do rodzaju i kategorii,
3) Prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz związanych z ustalaniem opłat za te zezwolenia,
4) Prowadzenie spraw związanych z zezwoleniami i licencjami na przewóz osób taksówką,
5) Współdziałanie z organami kontroli w sprawach związanych z funkcjonowaniem handlu i gastronomii,
6) Opiniowanie godzin otwarcia oraz dyżurów aptek na terenie Gminy Skoczów.
4. Obsługa Rady Miejskiej:
1) Przygotowywanie i doręczenie radnym kompletu materiałów na sesję rady tj. zawiadomienie o terminie, porządku obrad wraz z projektami uchwał i niezbędnymi materiałami,
2) Protokołowanie sesji, sporządzanie protokołu i udostępnienie go do wglądu radnym,
3) Protokołowanie posiedzeń komisji Rady Miejskiej sporządzanie protokołu i udostępnienie do wglądu radnym,
4) Prowadzenie rejestru uchwał, obwieszczeń, postanowień i protokołów sesji rady,
5) Gromadzenie dokumentacji z działalności poszczególnych komisji,
6) Obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady,
7) Prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg rozpatrywanych przez radę,
8) Prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądowych.
6. W zakresie informatyki:
1) Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z informatyzacją Urzędu, w tym szczególnie:
a) zarządzanie sprzętem, siecią komputerową i oprogramowaniem,
b) planowanie i realizacja zakupów dotyczących sprzętu informatycznego
i oprogramowania.
2) Administrowania siecią teleinformatyczną, systemami operacyjnymi oraz informatycznymi bazami danych Urzędu,
3) Informatyczne zabezpieczenie danych przetwarzanych w Urzędzie,
4) Realizacja zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami kontroli zarządczej,
5) Zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie,
6) Nadzór nad przestrzeganiem prawa autorskiego i praw pokrewnych przy eksploatacji systemów informatycznych urzędu, w szczególności w zakresie legalności instalowanego oprogramowania,
7) Udzielanie pracownikom Urzędu fachowej pomocy w zakresie eksploatacji systemów informatycznych, sprzętu komputerowego, telefonicznego i kopiującego, przeprowadzanie instruktażu pracowników w zakresie podstawowych zagadnień obsługi eksploatowanego sprzętu
komputerowego, oprogramowania, bezpieczeństwa przetwarzanych danych,
8) Dokonywanie aktualizacji oraz zmian treści informacji publicznych udostępnionych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Skoczów na podstawie materiałów przekazywanych przez Naczelników Wydziałów oraz Kierowników komórek organizacyjnych,
9) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem niekwalifikowanych podpisów elektronicznych w ramach Centrum Certyfikacji SEKAP,
10) Optymalizacja systemów i zasobów informatycznych pod kątem skuteczności kontroli zarządczej.